Tips postbakoefening

Postbakoefening tips helpen ervoor te zorgen dat jij het beste uit de postbakoefening haalt:

Zorg voor duidelijkheid

Aan het begin van de postbakoefening zorg je ervoor dat je de volgende dingen te weten komt:

• Wie jij bent binnen het bedrijf en wat je rol is
• Uit wie het team bestaat en wat ze doen
• Hoeveel tijd je hebt voor de oefening
• De bovengenoemde punten zorgen ervoor dat jij gestructureerd te werk kan gaan. Je zult namelijk ook verantwoordelijkheden moeten delegeren. Je moet in staat zijn om de juiste persoon voor de taak aan te wijzen.
  
  

Bepaal prioriteiten

Als je bovenaan begint met het afwerken van berichten kun je jezelf in de problemen werken. Het kan zomaar zijn dat het belangrijkste bericht helemaal onderaan staat. Daarom bepaal je eerst van ieder bericht de prioriteit. Het is ook erg handig om korte samenvatting van ieder bericht te schrijven. Als je hiervoor kiest let er dan wel op dat je de samenvatting ook daadwerkelijk kort houdt omwille de tijd.

Je gaat bij ieder bericht na hoe urgent en belangrijk het is. Aan de hand hiervan bepaal je weer wat je met het bericht gaat doen:

• Urgent & belangrijk =
  Zelf doen. Berichten die urgent en belangrijk zijn hebben de hoogste prioriteit. Jij moet gaan beslissen hoe je op deze berichten gaat reageren.
• Urgent & minder belangrijk =
  Delegeren aan de juiste persoon en maak ook duidelijk wat er van deze persoon verwacht wordt. Delegeren is een competentie die vaak gemeten wordt. Ga dus niet zomaar verantwoordelijkheden toekennen aan iemand zonder erover na te denken of deze persoon wel de juiste persoon hiervoor is. Zorg ervoor dat je taken efficiënt aan de juiste persoon toekent daarmee laat je zien dat je over deze competentie beschikt.
• Belangrijk & minder urgent =
  Berichten die belangrijk en minder urgent zijn stel je uit. Maak voor jezelf duidelijk hoe lang de berichten uitgesteld kunnen worden. Nadat je de berichten afgewerkt hebt die urgent en belangrijk zijn, begin je aan deze berichten. Als herinnering kun je deze berichten in je agenda noteren en erbij vermelden wanneer je ze moet doen.
• Niet urgent & niet belangrijk =
  Negeren/archiveren Berichten die niet urgent en niet belangrijk zijn negeer je of gooi je weg.
  
  

Houd rekening met binnenkomende berichten

Wat vaak gebeurt tijdens de postbakoefening is dat er nieuwe berichten binnen komen terwijl jij druk bezig bent. Dit wordt gedaan om te meten of jij in staat bent opnieuw te ordenen en prioriteiten te stellen. Ook wordt gekeken hoe jij met de nieuwe informatie omgaat.

Als er nieuwe berichten binnenkomen kan het zijn dat de prioriteiten die je gesteld hebt veranderen. Het nieuwe berichten is misschien wel vele malen belangrijker dan het bericht dat je van te voren de hoogste prioriteit gegeven hebt. Houdt hier rekening mee want de kans is groot dat je hier mee te maken krijgt.

Verbanden tussen berichten

Zorg ervoor dat je alle berichten leest voor je erop reageert om verbanden te ontdekken. Het kan zomaar voorkomen dat een belangrijke afspraak op dezelfde datum valt als een verzoek om een vergadering.

Ga niet oppervlakkig te werk

Het is logisch dat je zoveel mogelijk berichten af wilt werken. Dit moet natuurlijk ten koste van de inhoud gaan. Oppervlakkig te werk gaan is een valkuil waar veel kandidaten intrappen. Zorg ervoor dat je de berichten niet kortaf beantwoord zodat je meer af kunt krijgen. Inhoudelijk sterke reacties worden gewaardeerd. Je zult hier de juiste balans in moeten vinden. Je kunt niet te lang blijven piekeren op een bericht omdat je de perfecte reactie wilt geven.

Assessment oefenen

Wil jij na deze uitleg jezelf goed voorbereiden? Zorg ervoor dat je optimaal bent voorbereid voor de postbakoefening en oefen behalve dit onderdeel ook alle andere onderdelen met de Assessment Training!